Manuel Utilisateur

Sommaire

 

I.       Connexion à MailinFlash. 2

Présentation générale de l’interface. 3

a)      Structure de votre boîte aux lettres. 3

b)     Le volet de visualisation. 3

c)      L’instant messaging. 4

d)     La barre d’outils. 5

e)     Le menu « Nouveau ». 5

II.      Organiser sa boîte de réception. 5

a)      Création d’un dossier. 5

b)     Suppression d’un dossier. 5

c)      Action courante sur les dossiers. 5

d)     Cas particulier de la corbeille. 5

III.         Visualiser un message. 6

IV.         Composer un nouveau message. 6

V.     Gestion du Calendrier. 7

a)      Création et suppression de rendez-vous : 7

b)     Bouton « Afficher les disponibilités » : 8

VI.         Gestion des Contacts. 9

VII.        Partage et accès des éléments. 10

VIII.      Problèmes connus. 11

 


        I.            Connexion à MailinFlash

 

La connexion sur l’interface MailinFlash se fait via https://irdmail.net

Afin de vous identifier sur votre boîte aux lettres, il est nécessaire de rentrer vos identifiants complets fournis par votre administrateur, de type prenom.nom@ird.fr et votre mot de passe.

Vous pouvez, si vous le désirez, modifier la langue qui sera utilisée dans l’interface via le menu déroulant.

 

                      

 

Si votre poste est connecté via un réseau sécurisé, il se peut que la connexion au serveur échoue.

Dans ce cas, cocher la case « Utiliser le mode proxy-sécurisé ».

Si cette option est sélectionnée, vous aurez accès à deux autres options :

 

 

Ne pas vérifier l’adresse réseau: désactive le contrôle de l’adresse IP

Désactiver le contrôle par Cookie : si vous êtes sur un poste publique, il est préférable de cocher cette option.

 

L’option « Autologin », lorsqu’elle est cliquée, permet au navigateur de retenir les identifiants afin de faciliter les connexions ultérieures.

Celles-ci seront initialisées par ce bouton et évite de renseigner à nouveau ses identifiants.

Pour initialiser la connexion, cliquer sur « Entrer ».


Présentation générale de l’interface

 

L’interface générale par défaut de MailinFlash se décompose en trois parties distinctes :

Rectangle à coins arrondis: 1
 


Le volet de gauche présentant la structure de votre boîte aux lettres

Rectangle à coins arrondis: 2
 


Le volet central de visualisation des messages et des éléments sélectionnés

Rectangle à coins arrondis: 3
 


Le volet de droite présentant la messagerie instantanée intégrée

 

Rectangle à coins arrondis: 1Rectangle à coins arrondis: 3Rectangle à coins arrondis: 2

 

a)      Structure de votre boîte aux lettres

 

Le bandeau supérieur  de l’interface vous permet d’accéder aux différentes sections de votre boîte aux lettres.

 

 

Celui-ci se compose de gauche à droite :

 

 « E-mail » vous permettant de visualiser l’intégralité des dossiers contenant vos messages,

« Calendrier » permettant d’accéder à votre agenda ainsi qu’aux différents agendas partagés par les autres utilisateurs,

« Contacts » affichant la liste des contacts enregistrés dans votre carnet d’adresse personnel,

« News » permettant de s’abonner aux flux RSS de votre choix,

« Ma Musique »,  « Mes Photos », « Mes Vidéos » permettant de stocker sur votre BAL des fichiers multimédia.

« Fichiers » donnant accès à votre espace de stockage personnel,

« Social » autorisant la création de votre mur personnel,

« Twitter » permettant de s’interfacer avec votre compte Twitter.

 

 

b)      Le volet de visualisation

 

 

La partie centrale de l’interface MailinFlash vous donne accès à la liste de vos messages présents dans le dossier sélectionné via le volet de gauche ainsi qu’un aperçu du message en surbrillance.

Les messages non-lus apparaissent en gras à la différence des messages précédemment ouverts.

La partie basse présente un aperçu du message sélectionné.

Pour ouvrir un message, double cliquer dessus.

 

Rechercher un message :

Vous avez la possibilité de filtrer les messages présentés en cliquant sur la loupe, après avoir rentré votre critère de recherche dans le champ présent en haut à droite :

 

 

Pour revenir à l’affichage de l’intégralité des messages, cliquer sur « Désactivé ».

 

c)       L’instant messaging

 

Le volet de droite présente l’instant messaging intégré. Cette fonctionnalité vous permet de dialoguer en direct avec vos contacts enregistrés.

Vous pouvez visualiser d’un coup d’œil les utilisateurs actuellement connectés avec lesquels vous pouvez lancer une discussion instantanée.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

d)      La barre d’outils

 

 

Celle-ci se compose des boutons usuels présents dans les différents logiciels de messagerie et permet d’accéder aux fonctions de création/suppression, de suivi et d’interactions avec vos interlocuteurs.

 

e)      Le menu « Nouveau »

 

Celui-ci permet de créer n’importe quel élément (message, rendez-vous, contact et dossier) quelque soit la section actuellement sélectionnée. C’est aussi l’un des moyens de créer un dossier à la racine de la boîte aux lettres.

 

      II.            Organiser sa boîte de réception

 

a)      Création d’un dossier

La création d’un dossier directement à la racine de la boîte de réception ou la création d’un sous-dossier s’effectue en cliquant avec le bouton droit sur le dossier cible puis en cliquant sur « Créer un dossier ».

b)      Suppression d’un dossier

De la même manière que la création, la suppression s’effectue en affichant le menu contextuel d’un dossier à l’aide du bouton droit puis en cliquant sur « Supprimer le dossier ».

c)       Action courante sur les dossiers

Il est possible si vous le désirez de renommer un dossier. Cette option est disponible dans le menu contextuel du dossier sélectionné.

d)      Cas particulier de la corbeille

Lorsque le dossier « Corbeille » est sélectionné, la barre d’outils présente un bouton supplémentaire : « Vider la corbeille »

 

 

    III.            Visualiser un message

 

Pour ouvrir un message dans une fenêtre séparée, double cliquer sur la ligne du message correspondant dans le volet de visualisation centrale.

Lors de son ouverture le statut du message passera de non-lu à lu.

 

La barre d’outils vous permet d’effectuer les opérations courantes de réponse et de transmission, l’impression, le marquer (poser un drapeau), la suppression ainsi que la visualisation du code source.

Pour les messages au format HTML, un bouton supplémentaire apparaitra « Visualiser le code HTML », ouvrant le message comme une page Web dans votre navigateur internet.

 

   IV.            Composer un nouveau message

 

La composition d’un nouveau message s’obtient via le bouton « Nouveau » de la barre d’outils générale (cf. : II d).

La nouvelle fenêtre vous permet de déterminer toutes les informations nécessaires à l’envoi de votre message.

Il est possible de sauver celui-ci dans vos brouillons en cliquant sur « Sauver ».

L’ajout de pièces-jointes s’obtient grâce au trombone.

Il est possible de modifier l’importance du message à l’aide du bouton « ! ».

La recherche des contacts dans votre carnet d’adresse s’ouvre en cliquant sur l’un des intitulés des champs « A », « Cc » et « Cci ».

Le bouton « Notification » vous permet de demander des accusés de réception et de lecture à votre correspondant.

Pour rédiger votre message en HTML et ainsi vous ouvrir plus de possibilités de mise en page, cliquer sur le menu déroulant à droite du champ « Sujet ».

 

Zone de Texte: Changement de format du messageZone de Texte: Correcteur orthographiqueZone de Texte: NotificationZone de Texte: ImportanceZone de Texte: Pièces-jointesZone de Texte: SauvegardeZone de Texte: Carnet d’adresse

 

Pour envoyer votre message, cliquer sur « Envoyer ».

 

     V.            Gestion du Calendrier

 

Lors de la sélection du calendrier la barre d’outils générale se modifie pour présenter les différentes possibilités d’affichage tandis que le volet de gauche présente un calendrier mensuel ainsi que les différents calendriers à afficher.

Le volet central se modifie en fonction de la vue demandée.

 

 

Si d’autres calendriers que le votre sont disponibles, il suffit de les cocher dans le volet de gauche pour que ceux-ci soient affichés sous forme d’onglets dans le volet central.

Pour passer de l’un à l’autre, cliquer sur l’onglet correspondant.

 

a)      Création et suppression de rendez-vous :

 

Pour créer un nouveau rendez-vous, double cliquer sur la date désirée. Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de déterminer l’ensemble des paramètres de celui-ci.

 

 

Vous pouvez envoyer une demande de participation à ce rendez-vous à d’autres utilisateurs en indiquant leurs adresses dans le champ « A » qui se sera affiché après avoir cliqué sur « Participants ».

Tout comme un nouveau message, il vous est possible d’ajouter des pièces-jointes à ce rendez-vous, sélectionner les participants à partir de votre carnet d’adresse et définir son importance.

Le bouton « Récurrence » vous permettra de planifier la répétition de ce rendez-vous dans votre calendrier.

 

 

Une fois l’ensemble des critères rentrés, sauver votre rendez-vous en cliquant sur « Sauver ».

Pour supprimer un rendez-vous, ouvrer le puis cliquer sur « Supprimer ».

 

b)      Bouton « Afficher les disponibilités » :

Ce bouton, accessible à la création d’un nouvel évènement, vous permet de visualiser, sans avoir un accès direct à un calendrier partagé, la disponibilité de vos participants sous la forme d’un graphique horizontale.

 

 

Dans l’exemple ci-dessus, l’utilisateur n’a pas accès aux calendriers de Paul Durant et de Claude Lefebvre, cependant il peut consulter leurs disponibilités respectives, afin de placer au mieux la réunion désirée.

 

c)       Fusion des calendriers :

Lorsque plusieurs calendriers sont disponibles, vous avez la possibilité de fusionner leurs affichages.

En paramétrant la couleur de chacun, vous pouvez obtenir une vue synthétique des calendriers cochés comme ci-dessous.

Le calendrier de la boîte principale est en bleu, celui d’Olivier est en vert. Les rendez-vous de chacun apparaissent alors dans leurs couleurs respectives, permettant d’avoir une vue globale.

 

 

 

   VI.            Gestion des Contacts

 

Lors de la sélection des contacts la barre d’outils générale se modifie pour présenter les différentes actions possibles tandis que le volet de gauche présente les contenants disponibles (locaux et partagés).

La partie centrale affiche la liste des contacts pour le carnet correspondant ainsi que le détail de la fiche sélectionnée.

 

 

La création s’effectue via le menu général. Cliquer sur « Nouveau ».

Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de renseigner l’intégralité des informations relatives au contact.

 

 

Lorsque les informations sont complètes, cliquer sur « Sauver » pour que votre nouveau contact soit enregistré.

La modification d’un contact s’effectue en double cliquant sur celui-ci dans la liste. Une fenêtre identique à la fenêtre de création s’affiche vous permettant de modifier les informations déjà enregistrées.

Pour supprimer un contact, il est nécessaire d’ouvrir sa fiche puis de cliquer sur le bouton « Supprimer ».

 

Le fonctionnement est identique pour la création des listes de distribution personnelles (groupe).

 

 VII.            Partage et accès des éléments

 

Tous les éléments de type Courrier, Calendrier et Contacts sont partageables avec les membres de votre domaine.

L’opération s’effectue en deux étapes :

 

a)      Paramétrer les droits :

 

L’accès au menu ci-contre se fait par en cliquant sur le bouton droit de la souris sur l’élément sélectionné (ici le calendrier).

 

Cliquer en suite sur « Liste des contrôles d’accès ».

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur « Nouveau » puis renseigner l’utilisateur auquel vous désirez donner accès.

Cocher ensuite les droits que vous désirez lui donner.

Cliquer sur « Sauver ».

Lorsque les droits d’accès ont été paramétrés, le reste des opérations s’effectuent sur le compte qui doit accéder aux données.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

b)      Accéder à un élément partagé :

 

En étant connecté avec le compte devant accéder aux données, cliquer sur le bouton « Dossier commun ».

 

 

 

 

Puis renseigner le compte auquel vous voulez accéder (ici paul.durand@ird.fr ).

La fenêtre se modifie alors afin de vous présenter les éléments qui vous sont disponibles.

Sélectionner l’élément désiré et cliquer sur « Appliquer ».

Le compte prenom.nom@ird.fr a maintenant accès au calendrier du compte paul.durand@ird.fr .

 

 

VIII.            Problèmes connus

 

·         Le rendez-vous que l’on m’a envoyé apparait avec une heure d’avance ou de retard dans mon calendrier :

Le fuseau horaire pour la France métropolitaine est « Europe Centrale » et non « Europe de l’Ouest ».

Ce paramètre est disponible en cliquant sur le bouton « Paramètre » présent en haut à droite de l’interface.

 

·         Il m’est impossible de me connecter à ma boîte aux lettres, la session se coupe après mon identification :

Vous êtes très certainement derrière un pare-feu restrictif et celui-ci coupe la session. L’utilisation du mode proxy sécurisé est peut-être nécessaire.

Si cette option ne résout pas votre problème, contacter votre service technique.